クラブ大会の参加費に関する変更

「必須コンベンションクラブ会費」の費用について、多くの方から寄せられたご意見を受け、理事会は各クラブの経済的負担を大幅に軽減するための重要な変更を承認いたしました。また、総会そのものについても変更が行われました。

これらの変更は、連盟全体の各クラブやリーダーとの継続的な対話、特に経済的な負担軽減やガバナンスへの参加に関する議論を踏まえて実施されたものです。

総会の開催時間の変更

理事会は、総会の開催時期の変更を承認しました。今後、総会は大会の正式な開幕前に開催されることになります。

この変更により、ガバナンス関連の費用と、より広範な大会関連の経費をより明確に区分できるほか、それらの経費の配分および会計処理の透明性も向上します。

コンベンション・クラブの会費の義務化が廃止されました

また、理事会は「大会参加義務に伴うクラブ会費」の廃止を承認しました。これに代わり、総会の開催に伴う直接および間接的な経費を賄うため、新たな「2年ごとの連盟クラブ分担金」が導入されます。

ガバナンス関連の経費を、大会プログラム全般の費用から分離することで、各クラブには総会に直接関連する経費のみが課されることになります。これらの費用には、以下が含まれますが、これらに限定されるものではありません：

イベント制作（音響・映像サービス、リギング、プリプロダクション、出展業者への手配、交通手段、食事などを含みます）。
通訳サービスおよび機材、ならびに通訳者およびサポートチームの宿泊、食事、交通手段。
イベント登録プラットフォーム、ウェブサイト、モバイルアプリ、会場到着時のソリューション、サポートスタッフなどを含む、登録関連のベンダーサービス。
イベントのウェブサイト、登録プラットフォーム、および主要な広報資料の翻訳サービス。
脚本執筆、エンターテインメント、警備、輸送、基調講演者などを含む専門サービス。

バーチャル参加を通じてアクセスの機会を拡大する

従来、大会参加義務クラブ会費には、総会への参加を促進するため、大会への代表者登録料1名分が無料で含まれていました。しかし、代表者を派遣できなかったクラブからは、自らが参加できない対面形式のイベントに関連する費用を負担することについて懸念の声が上がっていました。

代表者にオンライン参加の選択肢を提供することは、この懸念に直接応えるとともに、財政的・移動上の制約にかかわらず、すべてのクラブが引き続き組織のガバナンスプロセスにおいて代表権を確保できるよう支援することにつながります。

見込まれるコスト削減額

これらの変更により、各クラブの財政的負担が大幅に軽減される見込みです。現在の予測によると、新しい仕組みでは、従来の「大会参加義務クラブ会費」と比較して、総費用が少なくとも50％削減され、賦課額は350～400米ドルの範囲内になると見込まれています。

2028年大会の予算策定を継続する中で、2年ごとの連盟クラブ賦課金に関する詳細、およびクラブへの最終的な賦課額について、追ってご案内いたします。各クラブが適切に計画と予算編成を行えるよう、この通知はできるだけ早期にお送りいたします。

これらの変更に関してご質問がございましたら、以下のメールアドレスまでご連絡ください。 ソロプチミストまでメールにてお問い合わせください。

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